Arsip di Kabupaten Kupang Menumpuk, Tak Ada Anggaran Lakukan Retensi Arsip

Laporan Reporter POS-KUPANG.COM, Ryan Tapehen

POS-KUPANG.COM, OELAMASI - Penumpukan arsip di Kabupaten Kupang akibat dari belum diberlakukannya retensi arsip akibatnya banyak arsip yang rusak termakan usia atau dirusak rayap.

Sementara pemberlakukan Retensi arsip atau jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip di Kabupaten kupang terkendala anggaran dan peraturan.

"Selama ini arsip menumpuk dari tahun ke tahun akhirnya rusak kerena termakan usia dan dimakan rayap. Untuk dimusnahkan sebuah arsip harus sesuai aturan. Kita harus lakukan penyeleksian dan penilaian secara baik dan benar. Namun, kita tidak didukung dengan regulasi sebagai payung hukum," ungkap Kepala Bidang Pengawasan dan Pembinaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kupang, Fransiskus Fahik, Senin  9 Oktober 2023.

Diakui Frans, hingga saat ini kabupaten Kupang baru punya satu Peraturan Bupati soal retensi arsip yakni tentang Jadwal Retensi Arsip di bidang Keuangan.

Baca juga: Pemprov NTT Dorong Sinergi Demi Partisipasi GEDSI Dalam Pembangunan

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi paling sedikit tentang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

Sementara berdasarkan regulasi harus memiliki 8 Perbub Retensi Arsip. Saat ini Dinas Kearsipan baru punya satu Perbub dan masih 7 Perbup Retensi Arsip belum dikeluarkan.

Masih kurangnya 7 Perbub tentang Retensi asip ini diakui Frans karena ketidak tersedianya alokasi anggaran.

Ke 7 Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) disebutkan Frans Fahik, yakni Perbup Jadwal Retensi Arsip di bidang Pemerintahan, Perbup JRA di bidang Politik, perbup JRA tentang keamanan dan ketertiban, Perbub JRA tentang bidang kesejahteraan Rakyat, Perbu JRA tentang bidang perekonomian, perbub tentang RJA di bidang pekerjaan umum dan ketenagaan dan perbup tentang Retensi Arsip bidang Pengawasan dan Perbup tentang Jadwal Retensi Arsip di bidang kepegawaian.

"Selama ini di lingkup Pemerintahan daerah kabupaten Kupang, belum pernah dilakukan kegiatan penyusutan arsip," ungkapnya.

Padahal kata dia, setiap tahun seluruh OPD menciptakan arsip. Namun mereka belum pernah melakukan penyusutan sesuai dengan aturan kearsipan yang benar.

Baca juga: Dinkes Kabupaten Kupang Gandeng Fakultas Kesehatan Masyarakat Undana Bangun Kesehatan 

Dalam melakukan penyusutan arsip bisa dilakukan dengan cara arsip itu dipindahkan. Sementara untuk menilai arsip mana yang harus dipindahkan harus pakai aturan.

"Ini semua karena tidak ada alokasi anggaran untuk pos tersebut," ungkapnya.(ary)

Ikuti Berita POS-KUPANG.COM Lainnya di GOOGLE NEWS