Dinas PUPR NTT Gunakan Aplikasi Elektronik

POS KUPANG.COM, KUPANG - TEROBOSAN dan inovasi baru tak henti-hentinya dilakukan Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR) Provinsi NTT, Ir. Andre W Koreh, MT. Salah satu terobosan barunya, pelayanan administrasi di dinas yang dipimpinnya saat ini mulai menggunakan aplikasi elektronik.

Ada dua aplikasi elektronik yang digunakan saat ini, yakni Electronic Filing System (E-Filing/Sistem Pengarsipan Elektronik) dan Electronic Monitoring Evaluation (E- Monev/pemantauan elektronik). Dua aplikasi elektronik ini sudah berjalan tapi akan diefektifkan secara formal mulai tanggal 1 Agustus 2017.
Penggunaan dua aplikasi elektronik ini merupakan terobosannya dalam kaitan dengan reformasi di bidang birokrasi. Selain itu sebagai bentuk inovasi untuk menolong cepatnya informasi dan pelayanan kepada masyarakat. Penggunaan dua aplikasi elektronik ini sekaligus menunjukkan tekad bahwa dia dan seluruh stafnya yang bekerja di lembaga yang dipimpinnya itu ingin berubah.

Tak Harus Ada di Kantor
Penggunaan E-Filing System membantu memudahkannya dalam melakukan pengendalian seluruh informasi yang masuk dan keluar dari lembaga yang dipimpinnya setiap saat lewat surat menyurat. Dengan aplikasi ini, Andre tidak harus selalu berada di kantor. Saat sedang rapat atau saat sedang bertugas keluar daerah, sebagai pimpinan dia bisa mengendalikan seluruh informasi lewat surat menyurat, dia bisa tahu berapa surat masuk yang ditujukan kepadanya, berapa persoalan yang harus diselesaikannya, termasuk mengetahui komplain-komplain masyarakat. Dia juga bisa memerintahkan semua pejabat struktural di kantornya darimana atau di mana saja dia berada. Juga bisa mendistribusikan surat-surat tersebut secara elektronik kepada bidang-bidang yang berkepentingan disertai petunjuk-petunjuk. Tak hanya mendistribusikan surat menyurat, melalui aplikasi ini juga bisa mengetahui titik-titik kemacetan. "Dimanapun saya berada sepanjang ada signal dan ada kuota internet saya bisa memberikan perintah kepada seluruh pejabat di lingkungan kami," kata Andre di Kupang, Selasa (18/7/2017).

Penggunaan aplikasi ini dilakukan agar ia dan seluruh stafnya bekerja dengan cepat dalam mengambil keputusan. "Pada saat saya tidak berada di tempat, kadang-kadang disitu terjadi stagnasi untuk pengambilan keputusan. Nah tentu tidak cocok lagi dengan moto kami yaitu: bekerja keras, bergerak cepat dan bertindak tepat. Untuk menjembatani ini maka kami membangun sebuah aplikasi yang namanya Electronic Filing System," katanya.

Penggunaan aplikasi ini juga sebagai alat kendali apakah seluruh perintah sudah dilaksanakan oleh staf atau belum, karena ia akan mendapatkan feedback-nya. Sebab di dalam aplikasi itu semuanya terpantau dan terbaca. Termasuk apakah perintah yang diberikannya sudah ditindaklanjuti atau tidak. Macetnya surat-surat atau perintah berada di bagian mana semuanya bisa dibaca di aplikasi tersebut.
Andre mengakui memang di kantornya juga punya grup WA. Tapi aplikasi itu sangat sederhana. Tapi kalau ini (Electronic Filing System) terpantau semuanya. Surat di- scan dan disimpan dalam file yang rapih. Nomor-nomor surat semua ada sehingga suatu saat jika ingin memanggilnya akan mudah.

"Terobosan ini tentu tidak ada tujuan lain. Juga bukan gagah-gagahan. Ini hanya salah satu cara untuk meningkatkan pelayanan kepada publik menggunakan teknologi yang ada. Bagi kami, dengan penggunaan teknologi ini kami merasa terbantu. Secara fisik boleh saja tidak bersama-sama, tapi secara kinerja kami bisa berkoneksi," katanya.

"Kalau dulu staf bisa mendiamkan surat. Saya bisa mengontrolnya tapi mungkin lama, bahkan mencari file pun susah. Tapi sekarang dengan mudah mencarinya. Semuanya bisa diketahui mana yang belum ditindakanjuti dan mana yang belum," jelasnya.

E-Monev System
Selain menggunakan E-Filing System, Dinas PUPR Provinsi NTT juga menggunakan aplikasi Electronic Monitoring Evaluation (E-Monev). Aplikasi ini digunakan untuk mengetahui seluruh kinerja paket-paket pekerjaan sehingga tidak satupun paket pekerjaan barang dan jasa yang lolos dari pengendalian.

Dengan menggunakan aplikasi ini tahapan-tahapan seluruh proses pekerjaan bisa terpantau, mulai dari proses kontrak sampai pada PHO dan FHO. Seluruh progres pekerjaan bisa terpantau semuanya sampai pekerjaan itu selesai. Termasuk di dalamnya dapat mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pekerjaan. Semua tahapan dan progres bisa terpantau dan tercatat secara baik. Karena setiap saat TPK masing-masing selalu meng-update data atau informasi. Data tersebut diinput oleh petugas khusus yang ada di masing-masing PPK.

"Tanggal 20-30 setiap bulan adalah waktu untuk menginput data. Sedangkan tanggal 25 merupakan tanggal wajib input data. Karena kami akan meng-update setiap progres itu pada setiap tanggal 5 bulan berikutnya. Laporan kami harus kirim ke gubernur. Baik laporan secara manual maupun secara elektronik, karena di Bappeda juga ada alat kendali. Dan sampai hari ini semua terkendali dan berjalan dengan baik. Kesulitan-kesulitan belum terlalu nampak," kata Andre.  (kas)